PDF und XML sollten Sie kennen

Wer zur Gemeindebrief-Produktion beispielsweise das Layout-Programm Adobe InDesign (siehe Nr. 6, Juni 2002) verwendet, ist fein heraus: Alle Artikel können in das hervorragend webgeeignete Datenformat XML (eXtensible Markup Language) ausgegeben werden, in dem sich Dateien gewissermaßen selbst beschreiben (siehe Nr. 1/2003). Das offene, systemunabhängige und medienneutrale Format XML eignet sich zum Datenaustausch und zur Weiterverarbeitung (zum Beispiel in Datenbanken). Andererseits können XML-Dateien auch leicht selbst in aktuellen Internet-Browsern dargestellt werden - was die Anbindung Ihres Internetauftritts sehr erleichtert. Auch die PDF-Ausgabe ist für InDesign - weil aus dem Haus Adobe - kein Problem.

PDF-Dateien (Portable Document Format) haben den Vorteil, dass sie unabhängig vom jeweiligen System des Benutzers ausgetauscht werden können. Gleichzeitig bleibt die grafische Darstellung eines Dokuments, Texte, Bilder oder Tabellen, strikt in ihrer Originalform erhalten. Ihr schön gestalteter Gemeindebrief sieht auch wirklich aus wie Ihr Gemeindebrief. Und: Anders als HTML-Seiten können PDFs unproblematisch und schnell auch von völligen Laien hergestellt werden. Nachteilig für das Web sind nur die Dateigrößen.

PDF ist zwar im Gegensatz zu XML kein offener Standard, sondern ein »Produkt der Softwareschmiede Adobe. Wegen seiner vielen Vorteile und seiner Herkunft aus der Druckvorstufe auf dem besten Weg, sich zum universellen Austauschformat für Dokumente zu entwickeln. Die kostenlose Lese-Software "Acrobat Reader" dürfte schon heute auf ziemlich allen Computern mit Internetanschluss vorhanden sein. Tendenz weiter steil steigend: Angaben von Adobe zufolge wird der "Acrobat Reader" derzeit an einem durchschnittlichen Werktag etwa 200000mal heruntergeladen - 20mal häufiger als noch vor vier Jahren (www.adobe.de/products/acrobat/readstep2.html). Das neue Macintosh-Betriebssystem Mac OS X hat die PDF-Unterstützung bereits von vornherein integriert.

Wer indessen selbst PDF-Dateien herstellen will, bei dem kassiert Adobe ab: Satte 360 Euro schlagen beim Kauf des Adobe Acrobat 5.0 zu Buche. Mit dem PDF-Distiller kann man dann aber praktisch aus jeder Quelle, aus fast jeder Datei PDFs erzeugen. Die Konkurrenten Jaws PDFCreator (www.jawssystems.com, ab 110 Euro) oder pdfFactory (www.context-gmbh.de, ab 67 Euro) hinken in Qualität und Möglichkeiten etwas hinterher, bieten aber durchaus preisgünstige Alternativen. Das Programm GhostScript (www.ghostscript.com) ist sogar kostenlos, unterstützt auch das neueste Format, aber nicht die Einbettung von Zeichensätzen. Zudem ist es nicht ganz einfach zu installieren.

Abgesehen vom Nachteil der Dateigrößen bieten PDF-Dateien eine einfache und schnelle Möglichkeit, seinen Gemeindebrief ins Netz zu bekommen. Doch Vorsicht: Internetnutzer werden es stets als angenehmer und professioneller empfinden, wenn sie die Inhalte (eventuell auch nur Teile oder ein Inhaltsverzeichnis) als HTML-Datei finden. Denn nur wer etwas wirklich lesen will (oder muss), wird sich eine große PDF-Datei gerne aus dem Netz laden.

ms