Halten Sie es wie Eisenhower!

Ob bei der Organisation eines Kleidungsbasars, im Kirchenvorstand oder bei der Vorbereitung eines Jugendgottesdienstes: Überall ist erfolgreiche Zusammenarbeit gefragt. Wie aber gelingt sie? Dazu will die mehrteilige Werkstattserie "Teamwork" Hilfestellung und Information liefern. Der vierte Teil beschäftigt sich mit dem Thema "Sitzungen effektiv gestalten" und gibt eine Anleitung, wie eine gute Sitzung gelingen kann.

Schon wieder eine Sitzung? Wer sich in Gemeinde und Diakonie engagiert, kommt um Teamsitzungen und Besprechungen nicht herum. Dabei sind Sitzungen meist dann wirklich effektiv, wenn sie gut vorbereitet sind.

"Frau H., wie haben Sie es nur geschafft, dass wir heute schon nach 60 Minuten mit der Kirchenvorstandsitzung fertig sind?" "Ich finde, wir müssen uns nicht mit allen Dingen befassen, ich halte es lieber mit Eisenhower."

Dwight Eisenhower, 1953 bis 1961 Präsident der USA, hatte ein verblüffend einfaches Besprechungssystem: "Nur die Dinge, die wirklich wichtig und dringlich sind, gehören auf die Tagesordnung. Ist etwas weniger dringend, so wird es später bearbeitet, zwischenzeitlich werden weitere Informationen dazu gesammelt. Ist etwas weniger wichtig, so kann es delegiert werden." Alles Übrige schmiss Eisenhower in den Papierkorb!

Für eine gute Vorbereitung der Sitzung werden für jeden Tagesordnungspunkt Ziele für die Sitzung formuliert. Dabei sollte die Tagesordnung mit den Zielsetzungen und allen nötigen Informationen spätestens zwei Tage vor der Sitzung bei allen Mitgliedern sein.

Regeln, die zur Effektivität führen

Um eine gut vorbereitete Sitzung erfolgreich durchzuführen, kommt es auf eine gute Sitzungsleitung an:

			Der Rahmen muss stimmen: Ein geeigneter Raum, Erfrischungen und frische Luft machen eine Sitzung angenehmer. Darüber hinaus ist eine förmliche Eröffnung der Konferenz (in Kontakt miteinander kommen, Hinführung zum Thema) wichtig fürs Gelingen.
			Pünktlicher Beginn, damit die Motivation nicht untergraben wird.
			Die Besprechung in drei Teile gliedern: Am besten werden im Eingangsteil kleine Punkte behandelt, um sich "anzuwärmen". Das zweite Drittel ist für ein bis drei schwierigere Punkte reserviert. Danach gibt es eine kurze Pause. Im letzten Drittel soll sich die Konferenz wieder "entspannen" können.
			Gespräche moderieren: Diskussionen bedürfen der Steuerung und Moderation. Für die Leitung bedeutet dies:
			Ziel des Tagesordnungspunktes umreißen.
			Ein Abschweifen verhindern, auf Fairness achten, wenn nötig an die Regeln erinnern (Abstimmungsmodus u.a.)
			Gesprächsergebnisse mündlich zusammenfassen, damit jeder Teilnehmer den Fortgang der Konferenz sofort erfährt.
			Danach aber auch: Gesprächsergebnisse festhalten. Meist genügt ein kurzes Ergebnis- oder Beschlussprotokoll. Das hilft, dass von gemeinsam Erarbeitetem nichts verloren geht.

Quellennachweis: Der Ordner "Rückenwind", der sich besonders mit Teamwork im Kirchenvorstand beschäftigt, ist zu beziehen beim Amt für Gemeindedienst, Postfach 440465, 90209 Nürnberg, Telefon (0911) 43 16 260.
Redaktionelle Bearbeitung: Albrecht Winter

Gemeinde und Öffentlichkeit.

Gemeindebrief im Kampf gegen Werbebotschaften

So geht's! Michael Schlierbach, Fachmann fürs Gemeindebrief-Machen, erklärt Schrifttype und Layout. Foto: Kirchmeyer

Öffentlichkeitsarbeit in der Kirchengemeinde ist ein schwieriges Geschäft. Mit geringen finanziellen und technischen Mitteln sollen wichtige Inhalte einer breiten Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.

Tausende Werbebotschaften dringen tagtäglich auf uns ein. Bewusst nehmen wir sie nicht mehr wahr. Inmitten dieser Informationsflut befinden sich auch kirchliche Gemeindebriefe, Rundschreiben, Einladungen, Plakate und vieles mehr. Damit Kirche als Kirche erkennbar wird, braucht es deshalb mehr als nur ein auffälliges Design oder eine tolle Botschaft. Erst das Zusammenspiel von visuellen Elementen, verständlichen Inhalten, ordentlicher Produktion und einer Zielgruppenanalyse ermöglichen eine sinnvolle "Ansprache an den Nutzer".

Wie glaubwürdig gemeindliche Kommunikation ist und wie unsere Veröffentlichungen wahrgenommen werden, damit haben sich mittlerweile zwei Workshops der Kommunikationsinitiative und ein Impulstag der gemeindlichen Öffentlichkeitsarbeit im Amt für Gemeindedienst beschäftigt. Mit Michael Schlierbach aus Raubling wirkte dabei ein Profi der Typografie mit. Seine Einführung, wie die kirchliche Hausschrift Rotis zu verwenden ist, hat so manchen Teilnehmenden im Blick auf den eigenen Gemeindebrief nachdenklich werden lassen. "Kommt auch fürs Auge rüber, was die Worte sagen? Ist die Botschaft gut zu lesen und aufzunehmen?", so einige Fragen.

Wie Veröffentlichungen der Gemeinde wahrgenommen werden und welches Handwerkzeug dazu benötigt wird, soll in weiteren Seminaren und Fortbildungen des Amtes für Gemeindedienst im Herbst angeschaut werden. Die Termine:

			Werkstatt Gemeindebrief: 22.-24. Oktober 2001 in der Volkshochschule Hesselberg; Veranstalter: Amt für Gemeindedienst.
			Einführungskurs Layoutprogramm PageMaker. 6.-8. März 2002 in der Tagungsstätte Wildbad Rothenburg. Veranstalter: Amt für Gemeindedienst.